8 טיפים שיעזרו לכם להתכונן ל שיחת משוב קשה

1. שנו את המיינדסט שלכם – ברגע שאתם מתייגים שיחת משוב כ"קשה" סביר להניח שרמת הדאגה או החשש שלכם יעלו. לכן מומלץ למסגר אותה באופן חיובי יותר. לדוגמא: אתם לא הולכים לקיים שיחת הערכה קשה אלא לתת ביקורת בונה וקונסטרוקטיבית לטובת פיתוח העובד. שיחת משוב קשה תזרום יותר טוב אם תתייחסו אליה כשיחה רגילה. בנוסף, שיחת משוב תזרום יותר טוב, אם תבואו אליה מעמדה של אהבה ולא של פחד.עמדה זו מקבלת חיזוק מהדוח האחרון של מקינזי, שמצא שאחת התכונות החשובות של מנהלים, ובעיקר בתקופת הקורונה היא לבוא מעמדה של אהבה. 

2. הגדירו את המטרות של שיחת משוב– מה המסר שאתם רוצה להביע, מה אתם באמת רוצים שיקרה, מה תהיה תוצאה רצויה מבחינתכם. חשוב שהמטרות יתייחסו לא רק למסרים שאתם רוצים להעביר, אלא גם למערכת היחסים עם העובד. שימו לב שאתם מתמקדים רק בכמה מטרות ספציפיות. אל תעמיסו במסרים ותנסו לעשות תיקון לכל מה שנמנעתם מלומר עד כה.

3. הכינו שיעורי בית – בהתאם למטרות שהגדרתם, אספו את כל הנתונים והעובדות שתומכים במסר. זו הזדמנות טובה לוודא שאתם עומדים מאחורי המסרים ולא פספסתם. במקרה של שיחת משוב או שיחת העלאת שכר, אם עשיתם עבודה מקדימה טובה לאורך כל השנה, בהכרח יהיה לכם קל יותר, אבל אם בשיחת הערכה זו תהיה הפעם הראשונה בה תעלו סוגיות אותן נמנעתם להציף עד כה, המצב כבר הופך מסובך יותר.

4. היכנסו לתוך נעליהם של העובדים – עצרו לבחון את המצב מזוויות נוספות, ובמיוחד מהעיניים של העובדים. זהו תרגיל לפתיחת החשיבה. דרך לצאת לרגע מתוך האוטומטים שלכם ולתקף את המסקנה והמסרים שרשמתם לפניכם. אינם יכולים לעשות זאת לבד? קחו חבר או בקשו יעוץ ניהולי מאיש מקצוע.

5. התכוננו לשאלות ותגובות אפשריות – חשבו מה יכולות להיות התגובות או השאלות שהעובדים ישאלו אתכם בשיחת משוב. עבור כל אחד מאלה, תכננו את תגובותיכם. כאלה שיסייעו בידכם להשיג את המטרות שהגדרתם. ככל שתתכוננו לשאלות ולמצבים רגשיים שיכולים לעלות, כך תהיו נינוחים ורגועים יותר בזמן אמת. עם זאת חשוב לזכור כי תכנון יתר של שיחת משוב מייצר נוקשות, וחסר טעם. העובד הרי לא יודע מה תפקידו בשיחה. לכן שמרו על גמישות והיו מוכנים להתמודד עם סנריו רבים ככל האפשר. זכורה לי פעם אחת שמנהל אותו הכנתי לשיחת משוב, התכונן לתסריטים הכי נוראיים שיכולים להיות. כששאלתי אותו אם יש אפשרות שהעובד יקבל את המסר ואף יוקל לו, פסל זאת המנהל על הסף. בפועל זה מה שקרה, מה שהשאיר את המנהל חסר מילים, וגרם לו לפספס מסרים שהיה חשוב להעלות אותם במסגרת שיחת הערכה.

6. הכירו ברגשותיכם ובדאגותיכם – אתם אנושיים וסביר להניח שיש לכם דאגות לקראת שיחת משוב. אולי כאלה שבגללם העדפתם מלכתחילה שלא לקיים אותה. בדקו עם עצמכם, אולי אתם כועסים, מאוכזבים או חוששים מתגובת העובדים. כמובן שדאגות אלו הגיוניות. אף אחד לא אוהב לשמוע שביצועיו נמוכים, ובכלל לקבל בשורות רעות. כל רגש ודאגה שעולים לכם, תנו להם מקום. איך נותנים מקום? מוציאים אותם החוצה, בין אם בכתיבה ובין אם בשיחה עם אדם נוסף, חבר או איש מקצוע. התייחסו לכל החששות הקשורות לשיחת משוב ספציפית אליה אתם מתכוננים. גם לאלו שנראות לכם זניחות. נסו לדמיין איך זה יראה בפועל, ואיפה אתם עלולים ליפול. ההתייחסות והשהות עם הדאגות משחררת.

7. בחרו הוויות לשיחת משוב – בחרו מי אתם רוצים להיות בזמן שיחת משוב קשה. איזה הוויות יתמכו בכם וישרתו את המטרות שהגדרתם. האם תרצו להיות אמיצים, ישירים, מכבדים, ואולי גם מקשיבים, עניינים, סקרנים. בחרו הוויות מיטיבות ואיכותיות, כאלה שישרתו גם את המטרה של שימור היחסים עם העובד. לאחר שבחרתם הוויות וודאו שיש לכם תמונת מציאות ברורה של איך תראו כשאתם בכל אחת מההוויות שבחרתם, ואיך אתם שומרים עליהם לכל אורך שיחת הערכה לעובד. ההוויות יוכלו גם לסייע לכם לנהל את רגשותיכם במהלך שיחת הערכה. ניהול הרגשות ושמירה על ענייניות לכל אורך השיחה הם מרכיב קריטי בהצלחת השיחה. ככל שניתן, מומלץ לעשות סימולציה מקדימה לשיחת משוב, ולתרגל כיצד תשמרו על ההוויות שבחרתם, אם וכאשר השיחה מתלהטת.

8. חשבו על פתרונות אפשריים לסיום שיחת משוב קשה – כמובן שעד שלא קיימתם שיחת משוב עם הצד השני, לא ניתן לסכם על הפתרונות וצעדי ההמשך. עם זאת כדאי לבדוק עם עצמכם, מה הייתם רוצים שיקרה, מה אתם מקווים להשיג מהשיחה ומה יהיה פתרון של win win. זכרו כי אתם גם החונכים של העובד ובאחריותכם לעשות כל שיידרש על מנת שיצליח, הרו זו מטרתה של שיחת משוב. המחויבות להצלחת הארגון יושבת על כתפכם כמו גם על כתפי העובד. לכן עליכם לדעת לתקשר את הציפיות שלכם מהעובדים, ומה עליהם לעשות על מנת לגשר על הפערים.